Planear y organizar una fiesta puede ser una de las actividades más divertidas o más complicadas de tu vida; eso dependerá de ti y de qué tantas actividades tengas en tu vida personal. A veces la planeación de un evento no sólo involucra la organización del mismo sino también sentimientos y en algunos casos hasta cambios de vida. La organización va a involucrar: la búsqueda de proveedores, contratación de éstos, coordinación, logística y supervisión el día de la fiesta. Cómo verás no es una labor fácil sin embargo si te apoyas de alguien puede ser divertida y lograrás disfrutarla que esa es la idea central.

¿Quién es un coordinador de eventos?

Primero hay que establecer quién es un coordinador de eventos. Se dice que los catering, hoteles y restaurantes te ofrecen la coordinación del evento; sin embargo lo que ellos hacen es la contratación de proveedores y la coordinación de ese día. Un coordinador o consultor de eventos es el experto que se dedica exclusivamente a ti, es mucho más personalizado, conoce cuestiones de etiqueta y se ve mucho más involucrado en tu fiesta. Esta persona te puede apoyar a la búsqueda de proveedores que vayan de acuerdo a tus necesidades, contratación, asesoría de etiqueta, asesoría financiera, coordinación, logística de tu evento, supervisión, conciliador, asesoría para rentas, consultor creativo o productor, administrador de tu tiempo, entre varias otras funciones. Esta persona u organización estará 100% enfocada a tu evento ese día. Es importante conocer y saber a quién estamos contratando ya que le estás dando la confianza de organizar el día más importante de tu vida. Siempre hay que buscar a un profesional; y para esto pide referencias o apóyate de asociaciones como la Association of Bridal Consultants. Los miembros de esta Asociación deben seguir un código de ética que tiene que ver con la profesionalización y su servicio, por lo que tendrás la seguridad de contar realmente con un profesional y no con un amateur.

Ventajas de contratar a un Coordinador o Consultor de Eventos Aquí lo importante es saber cuándo realmente necesitamos a un experto que te apoye para organizar tu fiesta. A continuación te mencionamos cuáles son las ventajas de contratar a estas empresas:

• Administrador de tiempo. Los consultores se encargarán de la planeación y tú sólo tomarás decisiones por lo que podrás enfocarte a cuestiones personales.

• Cuando alguno de los dos vive en el extranjero (sobre todo en el caso de una boda). Casi siempre quien se encarga de los preparativos de la boda es la novia y cuando ésta vive en el extranjero, es importante que cuente con el apoyo de alguien que la ayude a llevar a cabo toda la planeación.

• Cuando el evento vaya a ser fuera de tu ciudad. Por ejemplo si vives en la ciudad, y decides hacer tu fiesta en la playa, contrata alguien que viva ahí o que conozca el lugar y sus proveedores; esto te facilitará mucho las cosas y te ahorrará tiempo.

• Cuando vayas a organizar una fiesta muy creativa y con mucha producción. El coordinador te apoyará a la diseñar un evento que sea único y original. Recuerda, estas personas están actualizadas en qué está de moda y qué no.

• Asesoría financiera. Estas empresas conocen bien el medio, por lo que te podrán orientar quienes son los proveedores más adecuados en base a tus necesidades financieras y de calidad.

• Asesoría de etiqueta. Con los coordinadores te podrás apoyar en cuál es la etiqueta correcta de invitaciones, iglesia, lista de invitados y la fiesta en sí.

• Coordinación y supervisión. Esta es la ventaja más grande de contratarlos ya que ellos se encargarán de toda la logística, planeación y supervisión de toda tu fiesta. Desde la búsqueda de proveedores hasta la entrega de los vinos al final del evento.

• Asesoría en la planeación de tu menú y el número de bebidas. Por supuesto, que si estos consultores de eventos son profesionales podrán apoyarte a organizar qué va con qué, el sabor, que sepa bien, el color del platillo y hasta el número de bebidas que necesitas para tu evento.

Estas son algunas de las ventajas de contratar a una empresa encargada de la coordinación del evento. Lo importante aquí es que sea una persona u empresa responsable y profesional busca a los expertos que te puedan apoyar a contratar a la persona adecuada para confiarle el día más feliz de tu vida.